Polityka prywatności Portalu Partnera Komak
Ostatnia aktualizacja: 20 października 2026 r.
Ta polityka opisuje, jak przetwarzamy dane osobowe w Portalu Partnera Komak pod adresem portal.komak.com.pl: w formularzu zgłoszenia partnera, na kontach partnerów i w wiadomościach, które z portalu wysyłamy.
1. Administrator
Administratorem danych jest:
Komak Konstrukcje Sp. z o.o.
ul. Krakowska 47-49, 50-424 Wrocław
NIP 8952230912, REGON 389017358, KRS 0000902404
W sprawach ochrony danych piszesz na: nowosci@komak.com.pl
2. Jakie dane i skąd
2.1 Formularz zgłoszenia partnera (/partner i /partner-en)
Nazwa firmy, NIP, adres firmy, imię i nazwisko, e-mail, telefon, miasto, rodzaj działalności, strona www lub Instagram, informacja, czy sprzedajecie drzwi loftowe, treść wiadomości, zgody wraz z datą ich udzielenia.
Do zgłoszenia zapisujemy też, skąd przyszedłeś na stronę: parametry kampanii (utm), identyfikator kliknięcia reklamy Google (gclid, gbraid, wbraid) i Meta (fbclid), adres strony wejścia i strony odsyłającej.
2.2 Konto partnera
Dane firmy (nazwa, adres, NIP, dane kontaktowe, logo, ustawienia oferty), dane osób z zespołu partnera (imię i nazwisko, e-mail, rola, skrót do numeracji wycen), hasło (przechowujemy wyłącznie w postaci zabezpieczonej), akceptacja regulaminu, wyceny, zamówienia, załączniki (np. arkusz pomiarowy), wiadomości w czacie z Komak Konstrukcje Sp. z o.o., potwierdzenie wymiarów produkcyjnych (kto, kiedy i z jaką treścią).
2.3 Dane klientów partnera
Partner wpisuje do wyceny dane swojego klienta: imię i nazwisko, lokalizację, adres, e-mail, telefon.
2.4 Asystent w portalu
Gdy piszesz do asystenta, treść pytania trafia do modelu językowego, który przygotowuje odpowiedź na podstawie instrukcji portalu. Gdy użyjesz przycisku „Zgłoś problem”, opis trafia do Komak Konstrukcje Sp. z o.o. razem z numerem otwartej wyceny.
2.5 Dane techniczne
Adres IP i informacje o przeglądarce w dziennikach serwera, potrzebne do bezpieczeństwa i usuwania błędów (np. limit liczby zgłoszeń z jednego adresu).
2.6 Skąd mamy dane
Poza formularzem korzystamy wyłącznie z informacji publicznych o firmie (rejestry REGON, KRS, CEIDG, VIES, strona firmy, jej publiczne profile). Dane osób bierzemy z rejestrów tylko w zakresie, w jakim są tam jawne (członkowie zarządu, właściciel działalności).
2.7 Zapis czynności w portalu
Na koncie partnera zapisujemy: datę ostatniego logowania każdej osoby, historię zmian wycen (kto i kiedy zmienił), zamówienia i zmiany ich statusów oraz akceptacje regulaminu (kto i kiedy). Przy decyzji o rysunku akceptacyjnym i przy potwierdzeniu wymiarów produkcyjnych zapisujemy dodatkowo treść, czas i adres IP. Robimy to, żeby chronić bezpieczeństwo kont i treści portalu (konfiguratora, cen, rysunków), wykrywać naruszenia Regulaminu Portalu Partnera (§ 4 ust. 4 i § 6) i mieć dowód w razie sporu. Dane techniczne połączeń są w dziennikach serwera (pkt 2.5).
2.8 Praca w konfiguratorze
Gdy pracujesz w konfiguratorze, zapisujemy na Twoim koncie przebieg tej pracy: otwarcie konfiguratora, przejście do kolejnych kroków, wyświetlenie komunikatu, który zatrzymał konfigurację (zapisujemy tylko jego rodzaj), zapis wyceny, wydruk oferty i zamknięcie okna, z datą i informacją, która osoba z Twojego zespołu pracowała. Nie zapisujemy przy tym danych Twoich klientów, treści wpisywanych pól ani cen. Dzięki temu widzimy, w którym miejscu konfigurator sprawia trudność, możemy go poprawić i odezwać się z pomocą.
3. Po co i na jakiej podstawie
| Cel | Podstawa (RODO) |
|---|---|
| Rozpatrzenie zgłoszenia partnera, kontakt w sprawie współpracy, założenie konta | art. 6 ust. 1 lit. b (działania przed zawarciem umowy) |
| Weryfikacja zgłoszenia partnera: sprawdzenie firmy w rejestrach publicznych (REGON, KRS, CEIDG, VIES), na jej stronie internetowej i w publicznych profilach w mediach społecznościowych | art. 6 ust. 1 lit. f (nasz uzasadniony interes: wybór partnerów, którzy zajmują się drzwiami, przeszkleniami, oknami, wykończeniami albo budownictwem) |
| Prowadzenie konta, wyceny, zamówienia, czat, wysyłka proform, rysunków akceptacyjnych, zaproszeń i powiadomień o zamówieniach | art. 6 ust. 1 lit. b (umowa) |
| Dane osób z zespołu partnera, które nie są stroną umowy | art. 6 ust. 1 lit. f (nasz uzasadniony interes: obsługa współpracy z firmą partnera) |
| Faktury, proformy, księgowość, KSeF | art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązek prawny) |
| Informacje handlowe mailem z nowosci@komak.com.pl | art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda) oraz zgoda na otrzymywanie informacji handlowej drogą elektroniczną |
| Bezpieczeństwo portalu, limity, ochrona przed nadużyciami, wykrywanie naruszeń Regulaminu Portalu Partnera (zapis czynności, pkt 2.7), dochodzenie roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f |
| Mierzenie skuteczności reklam Google (gclid, gbraid, wbraid przy zgłoszeniu) | art. 6 ust. 1 lit. f, a gdy wymaga tego zapis w przeglądarce - zgoda (lit. a) |
| Odpowiedzi asystenta i obsługa „Zgłoś problem” | art. 6 ust. 1 lit. b |
| Zapis przebiegu pracy w konfiguratorze (pkt 2.8): pomoc partnerowi i ulepszanie portalu | art. 6 ust. 1 lit. f (nasz uzasadniony interes: wsparcie w korzystaniu z portalu i jego rozwój) |
Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale bez pól obowiązkowych nie rozpatrzymy zgłoszenia. Zgoda na informacje handlowe jest dobrowolna i nie jest warunkiem współpracy.
4. Wiadomości z portalu i wypis
- portal@komak.com.pl wysyła wiadomości związane z zamówieniami: proformy, rysunki akceptacyjne, zmiany zamówienia.
- nowosci@komak.com.pl wysyła zaproszenia do portalu (link do ustawienia hasła) oraz, tylko za Twoją zgodą, informacje o nowościach w portalu i ofercie.
- Obie skrzynki wysyłają przez Amazon Simple Email Service w regionie UE (Frankfurt). Odpowiedzi na te wiadomości trafiają do skrzynki Komak Konstrukcje Sp. z o.o. w Google.
- Wiadomości o zamówieniach i zaproszenie do konta nie są informacją handlową i przychodzą bez osobnej zgody.
- Zgodę na informacje handlowe wycofasz w każdej chwili: linkiem w stopce wiadomości albo pisząc na nowosci@komak.com.pl. Wycofanie nie zmienia zgodności z prawem wcześniejszej wysyłki.
5. Komu przekazujemy dane
| Odbiorca | Po co | Gdzie |
|---|---|---|
| Amazon Web Services EMEA SARL | serwery portalu, baza danych, pliki, wysyłka maili (SES), asystent (Amazon Bedrock) | UE, region Frankfurt (eu-central-1); asystent w regionach UE |
| Amazon CloudFront (AWS) | dostarczanie strony portalu | sieć serwerów AWS |
| Hostinger | serwer, na którym działa system ERP Komak Konstrukcje Sp. z o.o. (obsługa zgłoszeń, zamówień, zaproszeń) i automatyzacje | Unia Europejska |
| Fakturownia sp. z o.o. | wystawianie zamówień, proform i faktur dla partnera | Europejski Obszar Gospodarczy (serwery Amazon w EOG) |
| Airtable | dane zamówień potrzebne do produkcji | Stany Zjednoczone (podstawa przekazania w pkt 6) |
| Google (dla EOG: Google Ireland Limited) | skrzynka, na którą trafiają odpowiedzi na nasze wiadomości; Google Analytics, Google Ads i Google Tag Manager na stronie zgłoszenia partnera, za Twoją zgodą (pkt 7) | serwery Google w różnych krajach, także poza EOG (podstawa przekazania w pkt 6) |
| Meta Platforms Ireland Limited | reklama (pkt 7) | serwery Meta w różnych krajach, także poza EOG (podstawa przekazania w pkt 6) |
| Microsoft Ireland Operations Limited | reklama (pkt 7) | serwery Microsoft w różnych krajach, także poza EOG (podstawa przekazania w pkt 6) |
| Biuro rachunkowe | księgowość i rozliczenia podatkowe | Polska |
| Krajowy System e-Faktur (Ministerstwo Finansów) | faktury z NIP | Polska |
Dostęp do danych w Komak Konstrukcje Sp. z o.o. mają wyłącznie upoważnione osoby. Partner widzi tylko dane swojej firmy.
6. Przekazanie poza Europejski Obszar Gospodarczy
Część odbiorców ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Dane przekazujemy na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską albo EU-U.S. Data Privacy Framework, gdy odbiorca ma taki certyfikat.
7. Pamięć przeglądarki, cookies, narzędzia analityczne i reklamowe
Portal po zalogowaniu nie używa plików cookies analitycznych ani reklamowych. W pamięci przeglądarki (localStorage) zapisuje wyłącznie to, co jest potrzebne do działania: zalogowaną sesję i wybrany język. Wylogowanie usuwa sesję. Przebieg pracy w konfiguratorze (pkt 2.8) zapisujemy na naszym serwerze, bez plików cookies i bez narzędzi analitycznych innych firm.
Na stronie zgłoszenia partnera parametry kampanii i identyfikator kliknięcia reklamy z adresu strony trzymamy w pamięci karty przeglądarki (sessionStorage) do jej zamknięcia, żeby dołączyć je do zgłoszenia. Nie używamy przy tym plików cookies.
Na stronie zgłoszenia partnera (/partner i /partner-en) działa Google Tag Manager z narzędziami Google Analytics, Google Ads, Microsoft Advertising i Meta. Przy pierwszej wizycie pytamy o zgodę osobno na statystykę i na reklamę: „Akceptuję”, „Odrzucam” albo „Ustawienia”. Bez zgody narzędzia nie zapisują plików cookies, a narzędzia Meta i Microsoft się nie uruchamiają. Twój wybór zapisujemy w pamięci przeglądarki (localStorage) na 12 miesięcy, potem pytamy ponownie. Zmienisz go w każdej chwili linkiem „Ustawienia cookies” na dole strony.
Bez zgody narzędzia Google wysyłają do Google sygnały bez plików cookies (tryb zgody Google), a identyfikator kliknięcia reklamy może przejść w adresie strony, żebyśmy wiedzieli, czy zgłoszenie przyszło z reklamy.
| Narzędzie | Po co (rodzaj zgody) | Pliki cookies i jak długo |
|---|---|---|
| Google Analytics | statystyka: liczba odwiedzin i wysłanych zgłoszeń | _ga, _ga_DNXYT1V01S: 400 dni |
| Google Ads | reklama: z której reklamy przyszło zgłoszenie, listy odbiorców naszych reklam | _gcl_au, _gcl_aw: 90 dni |
| Microsoft Advertising | reklama: z której reklamy przyszło zgłoszenie | _uetsid: 1 dzień, _uetvid: 390 dni (oraz ich kopie w pamięci przeglądarki) |
| Meta (Meta Pixel) | reklama: z której reklamy przyszło zgłoszenie | _fbp: czas ustawia Meta |
Podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz przepisy o zapisie informacji w urządzeniu użytkownika, art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej). Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Google, Meta i Microsoft mogą przetwarzać te dane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (podstawa w pkt 6).
8. Jak długo przechowujemy dane
| Dane | Okres |
|---|---|
| Zgłoszenie partnera odrzucone albo bez odpowiedzi | 12 miesięcy od wysłania zgłoszenia |
| Konto partnera i dane zespołu | przez czas współpracy i 6 lat po jej zakończeniu (przedawnienie roszczeń) |
| Zapis czynności w portalu (pkt 2.7) | razem z kontem partnera, którego dotyczy: przez czas współpracy i 6 lat po jej zakończeniu |
| Faktury, proformy, dokumenty księgowe | 5 lat od końca roku podatkowego, w którym je wystawiono |
| Zgoda na informacje handlowe | do jej wycofania |
| Pytania do asystenta | dzienniki techniczne asystenta: 14 dni |
| Dzienniki techniczne serwera | 14 dni |
| Przebieg pracy w konfiguratorze (pkt 2.8) | 90 dni, potem usuwamy automatycznie |
9. Twoje prawa
Masz prawo do: dostępu do danych (art. 15 RODO), sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych (art. 20), sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu, w tym marketingu bezpośredniego (art. 21), oraz do wycofania zgody w każdej chwili, bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie (art. 7 ust. 3).
Żeby z nich skorzystać, napisz na nowosci@komak.com.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.
Możesz sprzeciwić się zapisowi przebiegu pracy w konfiguratorze (pkt 2.8) - napisz na portal@komak.com.pl.
10. Bezpieczeństwo
Połączenie z portalem jest szyfrowane (HTTPS). Pliki trzymamy w prywatnym magazynie z szyfrowaniem, a do załączników dajemy wyłącznie linki ograniczone w czasie. Link aktywacyjny do konta jest jednorazowy, ważny 72 godziny, a w bazie przechowujemy wyłącznie jego skrót. Robimy regularne kopie zapasowe.
11. Skarga
Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.
12. Zmiany polityki
Gdy polityka się zmieni, opublikujemy nową wersję na tej stronie z nową datą. O istotnej zmianie partnerów z kontem poinformujemy w portalu.